Privacy & AVG Overzicht – Rankpilot.nl

1) Snelle samenvatting

Rankpilot is een SaaS SEO-tool. In de meeste gevallen is Rankpilot verwerker (DPA) en de klant verwerkingsverantwoordelijke.

• Wat we verwerken: account-, contact-, factuur- en gebruiksgegevens (geen bijzondere persoonsgegevens).
• Waarom: dienstverlening leveren, support, beveiliging, facturatie, wettelijke verplichtingen en productverbetering.
• Met wie gedeeld: alleen met noodzakelijke subverwerkers (zoals hosting, betalingen), onder verwerkersafspraken.
• Beveiliging: o.a. SSL, toegangsbeheer, monitoring, updates, datacenters/hosting met passende garanties.
• Rechten: inzage, correctie, verwijdering, beperking, dataportabiliteit, bezwaar.

2) Privacy Policy (publiek)

2.1 Wie zijn wij?

• Organisatie: Rankpilot B.V.
• Adres: [adres]
• KvK: [KvK-nummer]
• Contact: privacy@rankpilot.nl

2.2 Welke persoonsgegevens verwerken wij?

• Accountgegevens: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, inloggegevens.
• Facturatie & betaling: factuurgegevens en betalingsstatus (betaalgegevens via betaaldienstverlener).
• Technische data: IP-adres, logs, sessie- en apparaatinformatie.
• Dienstdata: website-URL’s en SEO-gerelateerde input/output (zoals analyses en rapportages).
• Geen verwerking van bijzondere persoonsgegevens (zoals bedoeld in art. 9 AVG).

2.3 Doeleinden

• Account aanmaken en beheren
• SEO-tool leveren, functionaliteit uitvoeren, rapportages genereren
• Factureren en betalingen verwerken
• Support en communicatie
• Beveiliging, preventie van misbruik en fraudedetectie
• Wettelijke verplichtingen
• Productverbetering en analyse (geanonimiseerd waar mogelijk)

2.4 Rechtsgrond

• Uitvoering overeenkomst (levering van de Dienst)
• Wettelijke verplichting (bijv. fiscale bewaarplicht)
• Gerechtvaardigd belang (beveiliging, bedrijfsvoering, verbetering)
• Toestemming (bijv. voor trackingcookies, waar van toepassing)

2.5 Bewaartermijnen

• Accountgegevens: zolang het account actief is (of zolang nodig voor uitvoering/afwikkeling)
• Factuurdata: 7 jaar (fiscale verplichting)
• Logs/technische data: maximaal 12 maanden (tenzij langer nodig voor beveiliging/onderzoek)

2.6 Delen met derden (subverwerkers)

• Hosting- en cloudproviders
• Betaaldienstverleners
• Monitoring/analytics (bij voorkeur geanonimiseerd of met beperkte bewaartermijnen)
• IT-ondersteunende dienstverleners

Met subverwerkers worden passende afspraken gemaakt, inclusief (waar nodig) verwerkersovereenkomsten en beveiligingseisen.

2.7 Beveiliging

• Versleutelde verbindingen (SSL/TLS)
• Toegangscontrole en autorisaties
• Monitoring, logging en incidentrespons
• Regelmatige updates en onderhoud
• Back-ups en herstelprocedures (waar passend)

2.8 Cookies

• Functioneel: nodig voor werking van de Website/Dienst
• Analytisch: om gebruik te meten en te verbeteren
• Tracking: alleen met toestemming (indien gebruikt)

2.9 Rechten van betrokkenen

• Inzage, correctie, verwijdering, beperking
• Dataportabiliteit
• Bezwaar tegen verwerking
• Intrekken van toestemming (waar van toepassing)

Verzoeken: privacy@rankpilot.nl

2.10 Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast. De meest actuele versie staat op Rankpilot.nl.

3) Verwerkersovereenkomst (DPA) – kernpunten

Dit is een overzicht van de belangrijkste DPA-afspraken. Je kunt dit 1-op-1 als “Bijlage DPA” uitbreiden naar een volledige overeenkomst, of als samenvatting op je website publiceren en de volledige DPA op verzoek verstrekken.

3.1 Rollen

• Klant: verwerkingsverantwoordelijke (bepaalt doel en middelen van verwerking)
• Rankpilot: verwerker (verwerkt in opdracht van klant)

3.2 Onderwerp, aard en doel

• Levering van de Rankpilot SEO-tool en bijbehorende functionaliteiten
• Accountbeheer, support en technische verwerking (hosting/opslaan/versturen van data)
• Beveiliging en incidentafhandeling

3.3 Instructies & vertrouwelijkheid

• Rankpilot verwerkt alleen op basis van (schriftelijke) instructies van de klant, tenzij wettelijk verplicht
• Personeel/ingeschakelden zijn gebonden aan geheimhouding

3.4 Beveiligingsmaatregelen

• Passende technische en organisatorische maatregelen (TOM’s)
• Toegangsbeheer, logging, encryptie waar passend, patchbeleid, incidentrespons

3.5 Subverwerkers

• Rankpilot kan subverwerkers inzetten (bijv. hosting, betalingen)
• Subverwerkers krijgen alleen toegang voor het noodzakelijke deel van de verwerking
• Rankpilot legt subverwerkers vergelijkbare verplichtingen op

3.6 Datalekken

• Rankpilot meldt datalekken aan klant zonder onredelijke vertraging
• Melding bevat relevante info: aard, impact, maatregelen en (waar mogelijk) betrokken categorieën

3.7 Ondersteuning bij rechten & DPIA

• Rankpilot helpt redelijkerwijs bij verzoeken van betrokkenen
• Rankpilot helpt (waar passend) bij DPIA/consultatie wanneer dit nodig is voor de Dienst

3.8 Einde dienstverlening

• Na beëindiging: verwijderen of anonimiseren van persoonsgegevens
• Uitzondering: wettelijke bewaarplichten (bijv. factuurdata)

4) AVG-aanvulling op Algemene Voorwaarden (clausules)

• Rankpilot verwerkt persoonsgegeve